Apps a medida para empresas de Vigo y Galicia: cuándo compensan

Una app a medida compensa cuando tu forma de trabajar ya no cabe en una hoja de cálculo ni en un programa estándar: cuando varias personas tocan los mismos datos, cuando el trabajo se hace fuera de la oficina, cuando copias la misma información en tres sitios o cuando dependes de que una sola persona sepa dónde está todo. Si el tiempo que pierdes cada semana cuesta más que construirla y mantenerla, compensa. Si no, casi siempre hay una solución estándar más barata, y conviene decirlo.

Soy Miguel, trabajo desde Vigo y, además de webs, hago aplicaciones a medida para empresas y entidades gallegas: una plataforma forestal con mapas, un sistema de fichaje, avisos por SMS para una farmacia, el censo de ganado de una comunidad de montes. Ninguna empezó por la tecnología: todas empezaron por un problema concreto del día a día. Aquí te cuento cómo distinguir cuándo merece la pena.

¿Cuándo deja de bastar una hoja de cálculo?

Las hojas de cálculo son fantásticas y muchas empresas funcionan años con ellas. Pero hay señales claras de que se han quedado pequeñas:

• Hay varias versiones del mismo archivo («presupuestos_final_v3_BUENO.xlsx») y nadie sabe cuál manda.
• Varias personas tienen que escribir a la vez y se pisan los cambios, o alguien borra una fórmula sin querer.
• El trabajo pasa fuera de la oficina —en una obra, en el monte, en la furgoneta, en planta— y se apunta en papel para pasarlo luego al ordenador.
• Copias los mismos datos en varios sitios: el Excel, el programa de facturación, un correo al cliente.
• Hay datos personales de trabajadores, pacientes o clientes en archivos que van y vienen por correo o por WhatsApp.
• Todo depende de una persona que sabe cómo funciona el archivo. Si se va de vacaciones, se para.

Si reconoces dos o tres, merece la pena al menos hacer la cuenta.

¿Y por qué no un programa estándar?

Muchas veces es la mejor opción, y la primera que hay que mirar. Para contabilidad, facturación, nóminas o una tienda online hay programas buenos, probados y con precios razonables. Hacer a medida algo que ya existe bien hecho es tirar el dinero.

La app a medida tiene sentido cuando lo tuyo es distinto: cuando trabajas con mapas y parcelas, con un registro oficial concreto, con un circuito de avisos propio o con una manera de hacer las cosas que es, precisamente, lo que te diferencia. Ahí, los programas estándar te obligan a adaptarte a ellos, pagas por muchas funciones que no usas y la que necesitas no existe.

¿Qué tipo de apps se hacen para empresas gallegas?

Te cuento cuatro casos reales, sin nombres, para que veas que «app a medida» no significa un proyecto enorme:

Gestión forestal con mapas en el móvil

Una ingeniería forestal gallega tenía parcelas, trabajos, fotos de campo y proveedores cada cosa en un sitio. Ahora gestiona todo sobre mapas: importa las capas que ya usaban sus técnicos (Shapefile, KML, GeoJSON), calcula sola la superficie de cada parcela, muestra encima la capa oficial de plagas y permite hacer en el monte fotos con su ubicación exacta desde el móvil. Revisamos juntos cada semana lo que piden y una inspección automática recorre la plataforma todos los días buscando fallos. Lo tienes contado en el caso de monte y rural.

Registro de jornada

Desde 2019 las empresas en España están obligadas a registrar la jornada diaria de cada trabajador. Muchas lo hacen en papel o con hojas que se rellenan a final de mes. Para una empresa con personal en planta hice un sistema de fichaje sencillo, desde el móvil o una tableta a la entrada, con los registros guardados y listos para enseñar si hay una inspección.

Avisos por SMS de una farmacia

Una farmacia necesitaba avisar a sus clientes de cuándo tocaba volver a por su medicación sin llamarles uno a uno. La app manda un SMS corto con la fecha y cada cuánto toca, sin datos de salud en el mensaje.

Censo de ganado de una comunidad de montes

Una comunidad de montes vecinales lleva el ganado que pasta en su monte con una app que lee el registro oficial de explotaciones ganaderas y reconoce sola la especie de cada animal.

Lo que tienen en común: problemas concretos, usuarios que no son informáticos y apps que se usan desde el móvil sin instalar nada.

¿App web o app de las tiendas de Apple y Google?

Para la mayoría de empresas, una app web. Es una aplicación que se abre desde el navegador del móvil o del ordenador, se puede añadir a la pantalla de inicio con su icono y se usa igual que cualquier otra app. Sus ventajas:

• Una sola app para todo: iPhone, Android y ordenador.
• Sin pasar por las tiendas: no hay revisiones de Apple ni de Google ni esperas para publicar una mejora; cuando se actualiza, se actualiza para todos a la vez.
• Sin cuotas de tienda: publicar en la App Store exige pagar el programa de desarrolladores de Apple cada año (99 dólares) y en Google Play hay un pago de alta (25 dólares).
• Más barata de mantener: es un solo código, no dos.

La app de tienda tiene sentido si necesitas funciones muy ligadas al teléfono que la web todavía no hace bien, si la vas a ofrecer al público general y quieres estar en la tienda, o si tiene que funcionar mucho tiempo sin conexión. Para uso interno de una empresa —técnicos, personal, administración—, la app web suele ganar de largo.

¿Cuánto cuesta mantener una app a medida?

Esta es la pregunta que más se olvida, y la que más importa. Una app no se termina el día que se entrega: vive en un servidor, usa programas que se actualizan, guarda datos que hay que copiar y, sobre todo, se usa, y quien la usa pide mejoras. Estos son los costes que siguen:

• Servidor: el sitio donde vive la app y sus datos.
• Actualizaciones y seguridad: para que no se quede atrás ni se convierta en una puerta abierta.
• Copias de seguridad diarias y comprobadas.
• Vigilancia: alguien que se entere si algo falla antes que tú.
• Mejoras: los cambios que pedirás cuando la uses de verdad. Siempre los hay, y es buena señal.

No te voy a dar una cifra general, porque depende del tamaño de la app, de cuántos usuarios tiene y de cuántas mejoras pidas. Lo que sí te digo es que lo pidas por escrito antes de empezar, separado del precio de desarrollo, igual que harías con una web. Una app barata de hacer y cara o imposible de mantener es una mala compra.

¿Qué pasa con el RGPD y con los datos?

Si la app guarda datos de personas —trabajadores, clientes, pacientes, socios—, tiene que cumplir el Reglamento General de Protección de Datos. En la práctica, eso significa:

• Cada persona ve solo lo suyo. Usuarios con su contraseña y permisos por perfil: el técnico no ve las nóminas, el trabajador no ve los datos de los demás.
• Pedir solo los datos necesarios y saber dónde están guardados. En mis apps, en servidores propios que administro yo, en Europa, no repartidos por plataformas de terceros.
• Un contrato de encargado del tratamiento entre tu empresa y quien desarrolla y aloja la app, porque va a tratar datos por cuenta tuya.
• Poder exportar o borrar los datos de una persona cuando lo pida.

Y copias. No basta con que existan: hay que probar que se pueden restaurar. En una de las plataformas que mantengo, la prueba de las copias se hace restaurándolas de verdad, no dando por hecho que funcionan. Es la diferencia entre tener copias y creer que las tienes.

¿Cómo empiezo si creo que la necesito?

Por lo pequeño. Lo que mejor funciona es elegir el problema que más duele, construir una primera versión que lo resuelva y ponerla en manos de quien la va a usar cuanto antes. Luego se revisa con frecuencia —en uno de mis proyectos, cada semana— y se va ampliando con lo que pide la gente de verdad, no con lo que imaginamos en una reunión.

Si tienes una empresa en Vigo o en cualquier parte de Galicia y te suena algo de lo que he contado, cuéntamelo. Te diré con sinceridad si compensa una app a medida o si te basta con un programa que ya existe. Tienes más detalle en apps a medida y puedes pedirme presupuesto sin compromiso.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo compensa hacer una app a medida?

Cuando tu forma de trabajar no cabe en una hoja de cálculo ni en un programa estándar y el tiempo que pierdes cada semana cuesta más que construirla y mantenerla. Las señales típicas son varias personas tocando los mismos datos, trabajo fuera de la oficina, datos copiados en varios sitios y dependencia de una sola persona.

¿Qué es mejor, una app web o una app de la App Store?

Para uso interno de una empresa, casi siempre una app web: funciona en iPhone, Android y ordenador con un solo código, se actualiza para todos a la vez y no paga cuotas de tienda. La app de tienda compensa si la vas a ofrecer al público general o necesitas funciones del teléfono que la web aún no cubre bien.

¿Cuánto cuesta mantener una app a medida?

Depende del tamaño, de los usuarios y de las mejoras que pidas. Incluye servidor, actualizaciones, seguridad, copias, vigilancia y mejoras. Pide ese coste por escrito antes de empezar, separado del precio del desarrollo.

¿Una app a medida cumple el RGPD?

Puede y debe cumplirlo: usuarios con permisos, solo los datos necesarios, datos guardados en un sitio conocido, un contrato de encargado del tratamiento y la posibilidad de exportar o borrar los datos de una persona. Pregúntalo antes de encargarla.

¿Puedo usar mis mapas de QGIS en una app a medida?

Sí. Una app con mapas puede importar capas en Shapefile, KML o GeoJSON, los formatos que exportan QGIS y la mayoría de programas de mapas, y mostrarlas junto a tus propios datos, también en el móvil.